El 1 de noviembre de 2023, la DIAN expidió la Resolución 000165, reglamentando diversos aspectos del sistema de facturación electrónica y documentos equivalentes. A continuación, te explicamos las novedades aplicables a la emisión de tiquetes POS, ahora convertidos en documentos POS electrónicos, y las nuevas fechas de implementación según la Resolución 000008 de 2024.

¿Qué es el POS electrónico?

El POS electrónico, también conocido como factura POS electrónica, es el nuevo documento que sustituye al antiguo tiquete POS físico. Este tipo de documento equivalente es utilizado comúnmente por contribuyentes en puntos de venta para ventas masivas o al detal, especialmente en transacciones de contado.

¿Qué son los documentos equivalentes?

Los documentos equivalentes a la factura cumplen ciertos requisitos fiscales para sustentar transacciones comerciales. Sin embargo, con la implementación de la facturación electrónica, intensificada por reformas tributarias recientes, algunos documentos como los tiquetes POS han dejado de ser válidos para soportar costos y gastos ante la DIAN.

La masificación de la factura electrónica se ha acelerado con las leyes 1819 de 2016, 1943 de 2018, 2010 de 2019 y la Ley 2155 de 2021, junto con los decretos y resoluciones de la DIAN que regulan cada tipo de documento dentro del sistema de facturación electrónica.

Alcance de la nueva Resolución 000165 de 2023

La Resolución 000165 del 1 de noviembre de 2023 desarrolla el sistema de facturación, regula a los proveedores tecnológicos y adopta nuevas versiones del anexo técnico de facturación electrónica (1.9) y del documento equivalente electrónico (1.0). Aunque se esperaba una compilación de todos los documentos del sistema de facturación electrónica, la norma se centra en la factura electrónica y los documentos equivalentes electrónicos.

Validez de los tiquetes POS físicos

El Decreto 358 de 2020 y la Resolución 000042 de 2020 reglamentaron que los tiquetes POS serían aceptados como soporte fiscal hasta el 1 de noviembre de 2020. Posteriormente, los vendedores podían emitir tiquetes POS, pero debían cambiarlos a factura electrónica si el cliente lo solicitaba. A partir del gravable 2022, se derogó la validez fiscal de ciertos costos y gastos no soportados en factura electrónica.

Obligación de facturar con POS electrónico

Según la Resolución 000165 de 2023 y el Decreto 1625 de 2016, todos los sujetos obligados a expedir factura de venta o documento equivalente deben facturar electrónicamente. Sin embargo, para ciertas operaciones, se permite emitir un documento equivalente en lugar de una factura electrónica, como en el caso de:

• Tiquete de máquina registradora POS.
• Boleta de ingreso a cine.
• Tiquete de transporte de pasajeros.
• Extracto.
• Tiquete o billete de transporte aéreo de pasajeros.
• Documento en juegos localizados.
• Boleta de ingreso a espectáculos públicos.
• Documento expedido para el cobro de peajes.
• Comprobante de liquidación de operaciones expedido por la Bolsa de Valores.
• Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y de otros commodities.
• Documento expedido para servicios públicos domiciliarios.

A partir del 1 de mayo de 2024, la implementación de documentos equivalentes electrónicos será obligatoria de forma escalonada.

Características y requisitos del nuevo documento POS electrónico

El documento POS electrónico debe cumplir con los siguientes requisitos según los artículos 19 y 20 de la Resolución 000165 de 2023:

• Denominación específica: “Documento equivalente electrónico tiquete de máquina registradora con sistema POS”.
• Datos del vendedor o prestador del servicio.
• Discriminación de impuestos aplicables.
• Numeración consecutiva y autorización de la DIAN.
• Fecha y hora de generación y expedición.
• Entrega al adquirente del documento validado electrónicamente.
• Valor total de la operación.
• Calidad del agente retenedor del IVA y otros impuestos.
• Datos del fabricante del software utilizado.
• Código único de documento equivalente electrónico (CUDE).
• Información en el código QR de la representación gráfica.
• Firma digital del emisor.
• Cumplimiento con el anexo técnico correspondiente.
• Descripción detallada de los bienes vendidos y servicios prestados.
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Calendario de implementación del POS electrónico

Las fechas de implementación según la Resolución 000008 de 2024 son:

• Grandes contribuyentes: 1 de mayo de 2024.
• Declarantes del impuesto sobre la renta que no son grandes contribuyentes: 1 de junio de 2024.
• No declarantes del impuesto sobre la renta y otros sujetos: 1 de julio de 2024.

Estas fechas son también el plazo para cambiar el tiquete POS por factura electrónica si el obligado así lo prefiere.

Con estos cambios, se espera que muchos opten por la facturación electrónica por su practicidad y funcionalidad, dejando atrás los tiquetes POS físicos.