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¿Cómo controlar los gastos de tu empresa?
ALBUS LLC • Jan 03, 2020
Cómo conocer los gastos de nuestro negocio.
En primer lugar, es imprescindible que nuestra información contable esté actualizada y muestre la realidad del negocio. Los datos deben ser fiables para la toma de decisiones y ello solo es posible mediante un sistema de información contable actualizado. Para ello, existen diferentes sistemas ERP en el mercado, que nos permitirán automatizar la carga y la clasificación de los datos.
En segundo lugar, debemos conocer la naturaleza de todos los gastos de nuestra empresa. Para ello, debemos diferenciar entre gastos variables y gastos fijos.
Los gastos variables son aquellos que están directamente vinculados con el volumen de actividad de nuestra empresa. Por ejemplo: materia prima, mano de obra directa, transporte y distribución, etc.
Los gastos fijos son los que se producen independientemente del volumen de ventas de la empresa, véase: alquileres, seguros, suministros, nóminas, etc.
Cómo controlar los gastos de nuestra empresa.
Una vez tengamos los gastos actualizados y clasificados, podremos implantar un sistema de control de gastos que constará de los siguientes pasos:
- Se revisarán todos los gastos para distinguir cuáles son imprescindibles y cuáles son superfluos, y procederemos a prescindir de estos últimos.
- A su vez, buscaremos alternativas menos costosas para aquellos gastos que sean susceptibles de ello. Una de las estrategias para disminuir el gasto podría ser la negociación con los proveedores actuales o la búsqueda de nuevos proveedores para el mismo tipo de servicio o producto a menor precio.
- Habrá gastos que se produzcan de manera periódica y otros de manera puntual, y deberemos ser capaz de distinguirlos. Para ello, habrá que llevar un seguimiento de los gastos con el fin de periodificar aquellos que no sean constantes para así anticiparnos a ellos independientemente de cuándo se produzca el pago.
- Por último, es conveniente dotar una provisión cuando existan gastos originados en el mismo ejercicio o en el anterior, pérdidas o deudas cuyo importe es conocido o se puede estimar con facilidad. De esta manera, nos aseguraremos de que en el momento en el que tengamos que hacer frente a esos gastos contaremos con los recursos suficientes. Un ejemplo de ello serían obligaciones derivadas de litigios en curso, por indemnizaciones o por deudas tributarias.
La contabilidad y la administración son más que simples funciones empresariales; son las brújulas que guían a una empresa hacia el éxito financiero.
la gestión empresarial efectiva es un viaje constante hacia el éxito. Implica una planificación estratégica sólida, una organización eficiente, la gestión de recursos humanos, la innovación y la toma de decisiones basadas en datos.
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La tecnología como herramienta de trabajo
Aumentando la productividad en el trabajo
la gestión del estrés y el equilibrio entre el trabajo y la vida personal son fundamentales para nuestro bienestar y éxito en la vida. Al implementar estrategias efectivas para gestionar el estrés y equilibrar nuestras responsabilidades, podemos llevar una vida más saludable y satisfactoria.
Uno de los errores más comunes de los emprendedores, incluso entre aquellos que llevan varios años operando un negocio, es no elaborar presupuestos. La razón está en el desconocimiento, la falta de atención o la sencilla creencia de que será suficiente con “vender mucho”. Pero lo cierto es que si planeas y te organizas de manera adecuada, es posible reducir riesgos y mantener el control financiero sin cualquier susto o imprevisto. Un presupuesto obliga a elaborar un panorama de la empresa en los próximos meses, a entender mejor qué resultados está dando y a tomar las mejores decisiones. Y la habilidad de establecer metas de ingresos, costos y ganancias es una de las principales virtudes de un emprendedor exitoso. Una mala planificación de los presupuestos puede dar lugar a consecuencias indeseables. El presupuesto nos indica: Cuánto dinero se necesita. Las consecuencias de la planificación de actividades, replanteando los planes de acción. Cuándo se necesitará dinero para las actividades. Es una base de la contabilidad y transparencia financiera. La ventaja de un presupuesto es que puede ser tan sencillo o complejo como tú lo decidas, de acuerdo a la etapa de desarrollo del negocio. Ya sea que lo elabores en una hoja de papel o emplees algún formato como Excel, lo importante es que incluya: Una lista de los ingresos mensuales. Una lista de los gastos fijos cada mes. Una lista de los gastos que varían cada mes. Definir el flujo de caja. Un cálculo de la diferencia entre gastos e ingresos. Para elaborar un presupuesto hay que: Preparar el material necesario, una hoja en Excel o lápiz y papel con gastos regulares y que se necesitarían. Clasificar los gastos para ver en qué se va a gastar. Calcular variantes importantes (como cambios de moneda u otros). Hay que definir muy bien las prioridades. Se tiene que tener en cuenta un fondo de emergencias, para cubrir imprevistos. Hay que programar una revisión del presupuesto. Si es necesario, se debe contactar con un asesor que revise y optimice el presupuesto. Esperamos que a partir de estas pautas puedas realizar tu presupuesto, Ademas puedes descargar el formato de Presupuesto gratis y dejarnos un comentario si te sirvió o si le faltó algo a este post.
LA IMPORTANCIA DE AHORRO EN LAS EMPRESAS Aunque al pensar en ahorro automáticamente pensamos en el aspecto económico, de forma personal así como para las empresas, el ahorro tiene una connotación mucho más importante. Gran parte de las empresas están conscientes de que, para lograr sus objetivos, más allá del ahorro económico es crucial el ahorro del tiempo. Esto les permite ser más eficientes y, en consecuencia, generar más ingresos. Además, muchas organizaciones se esfuerzan por reducir el impacto medioambiental que su actividad pueda generar; esto, también es ahorrar. De este modo, las empresas con planes estratégicos y vistas a futuro exceden los términos monetarios para abarcar otro tipo de acciones que pueden suponer su éxito en un mercado cada vez más competitivo, en el que el éxito pasa por optimizar todos los recursos al máximo, y por tener una visión integral de la organización y de todos sus componentes. ¿DE QUÉ FORMA PUEDES AHORRAR Y GENERAR UN IMPACTO POSITIVO? Ahorra tiempo Según Jean de la Bruyere, escritor y moralista francés, “los que emplean mal su tiempo son los primeros en quejarse de su brevedad”. E l 20% de la jornada laboral de un trabajador se caracteriza por la pérdida de tiempo, dinero y recursos; y según un informe más actual el tiempo perdido en el trabajo alcanza el 30% de la jornada laboral, Por lo tanto, si algo gestiona bien una ‘empresa ahorradora’, en primer lugar y de formas diversas, es el tiempo. Digitaliza Digitalizar la información de una compañía permite, desde ahorrar espacio hasta evitar costes de mantenimiento y robo de información. Digitalizar todos los documentos es aconsejable ya que aporta ventajas como reducción de costos y disminución en el impacto medioambiental. Cantidades de datos en espacios reducidos y seguros, están dando paso a oficinas más eficaces y eficientes que nunca, capaces de ofrecer un servicio cada vez mejor, en menos tiempo. Una forma muy sencilla de hacer este cambio es a través de la facturación electrónica, que le permite a tu empresa gozar de todos los beneficios antes mencionados. Optimización de los sistemas logísticos En cuanto al transporte, las empresas tratan de ahorrar a través de diversos métodos como evitar gastos de gasolina innecesarios, reducir la cantidad de viajes realizados para un propósito, optimización de rutas o la búsqueda del mejor socio para externalizar estos servicios. No obstante, ahorrar no es sólo transportar la mayor cantidad de mercancía al precio más barato, sino hacerlo, además, con el menor impacto negativo posible a terceros y, en concreto, al medio ambiente. A este respecto, están apareciendo nuevas iniciativas que tratan de evitar estos daños colaterales del transporte; un método de “ahorro sostenible” es localizar servicios que lo permitan. En conclusión, el ahorro empresarial tiene que ser considerado desde diversas perspectivas: la económica, la medioambiental y la que tiene que ver con la buena gestión del tiempo de sus profesionales.
¿Qué es un CRM? CRM son las siglas de Customer Relationship Management, un sistema para gestionar la relación con los clientes especialmente en tres áreas principales: Gestión comercial. Marketing. Servicio posventa y atención al cliente Toda empresa que desarrolle estrategias orientadas al cliente debería pensar en utilizar un CRM, ya que su implantación aumenta el gasto de los clientes entre muchas otras ventajas que veremos a continuación. ¿ Qué beneficios aportan los CRM a las PYME? 1. Automatización de procesos para optimizar tiempo y dinero. 2. Gestión de datos controlada y acorde a los requerimientos legales. 3. Personalización de servicios y segmentación. Experiencia positiva para el cliente. 4. Aumenta las ventas, la tasa de retención de clientes y el flujo de caja. 5. Aumenta la productividad y reduce los costes. La Importancia de Utilizar un CRM en tu PYME En el mundo empresarial de hoy, la competitividad es feroz y la gestión eficiente de tus relaciones con los clientes es esencial para el éxito de tu PYME. En este sentido, no es sorprendente que cada vez más empresas estén adoptando una herramienta clave: el Customer Relationship Management, o CRM. De hecho, según estadísticas recientes, ¡una de cada tres PYMEs ya utiliza un CRM! ¿Pero cuál es la importancia de esta tendencia? Optimización de la Gestión de Clientes Un CRM es mucho más que una simple base de datos de clientes. Es una solución tecnológica diseñada para ayudarte a comprender, gestionar y mejorar tus relaciones con los clientes. Esto significa que puedes rastrear y gestionar de manera más efectiva las interacciones con tus clientes, desde la primera toma de contacto hasta la conversión y la retención. Esto no solo impulsa la satisfacción del cliente, sino que también te permite tomar decisiones informadas y estratégicas para hacer crecer tu negocio. Mejora de la Productividad Uno de los beneficios más destacados de implementar un CRM en tu PYME es la mejora de la productividad. La automatización de tareas rutinarias, como la gestión de contactos, el seguimiento de ventas y la programación de recordatorios, libera tiempo valioso para que tu equipo se centre en tareas más estratégicas y creativas. Esto no solo reduce el estrés, sino que también aumenta la eficiencia. Análisis de Datos Más Profundos La recopilación de datos es una parte fundamental de cualquier negocio exitoso, y un CRM lo facilita enormemente. Puedes obtener información valiosa sobre el comportamiento de tus clientes, tendencias de ventas y patrones de compra. Con esta información a tu disposición, puedes tomar decisiones basadas en datos y ajustar tu estrategia para adaptarte a las necesidades cambiantes del mercado. Mejor Atención al Cliente Un CRM te permite ofrecer un servicio al cliente excepcional. Al conocer mejor a tus clientes y sus necesidades, puedes personalizar tus interacciones con ellos, anticiparte a sus preguntas y proporcionar respuestas más rápidas y relevantes. Esto conduce a una experiencia del cliente más satisfactoria y duradera, lo que a su vez genera lealtad y referencias. Ventaja Competitiva En un mundo donde la diferenciación es clave, tener un CRM puede proporcionarte una ventaja competitiva significativa. Aquellas empresas que utilizan un CRM eficazmente están mejor posicionadas para competir en el mercado y superar a sus competidores que no lo hacen. Además, el acceso a análisis de datos y métricas te ayuda a tomar decisiones estratégicas informadas que pueden impulsar tu crecimiento y rentabilidad.
